Motivation Letter / Cover Letter 格式如何設定

不一樣的學校申請文書的名稱不太一樣，比較常見的為 Personal Statement, Statement of Purpose, Research Proposal, Personal History Statement, and Essays。

這些文件有一些單看文件名稱不見得知道該寫什麼樣的內容，所以還是得一一查看學校的要求。可參考我的部落格文章中提供的例子。

有一些學校是要求送 Letter of Motivation 或是 Motivation Letter。這一類的文件單看文件名稱就知道排版上會跟前面提到的 Personal Statement and Statement of Purpose等等是不一樣的。

Motivation Letter 的格式一定是「信」的格式。有一些學校會要求用什麼樣的特定格式，如果沒有限制的話，那就是比照一般的 Motivation Letter 或 Cover Letter的寫法。

這一篇文章提供範例，並說明注意事項。請同學在寫Motivation Letter的時候，一定要非常注意大小寫，標點符號，分段方式，日期的寫法，空一行還是兩行等等小問題。我目前收到的Motivation Letters之中，還沒有看過格式有寫對的，全部都格式亂調，看起來很不正式。

Motivation Letter跟citations一樣，就是有樣學樣，人家怎麼規定就照樣怎麼寫而已，雖然評審也不會為了你少加一個逗號就不給你offer，Motivation Letter的格式可以看得出一個人做事的嚴謹度。

先看一下範例 。
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文件標題：通常不需要寫出Motivation Letter字樣。

字型：用正常、好閱讀、正式的字型，像是Times New Roman, Arial, Helvetica等等。沒事不要用粗體標自己的名字，也不要畫底線或是用斜體字。會用斜體、粗體、畫底線是為了強調，Motivation Letter就是一封信，聯絡資料沒什麼好強調的，內文也不太需要強調什麼，除非是銀行還是法院寄給你的信，不然正常來說不會強調什麼，不然有一種「你不做會有後果」的感覺。

你的聯絡資料：第一個項目是你的名字以及你的聯絡方式。名字寫名加姓，中間不要加逗號，不要寫書目的寫法，也就是不要寫姓加逗號加名的寫法。接下來寫地址，注意每一行最後不要有逗號，再寫電話，如果是台灣的電話號碼，記得寫+886，區域碼跟電話號碼要分得出來，比如說：+886-2-12345678，或是(+886)2-12345678。記得寫國家，如果是台灣，寫Taiwan R.O.C.，不要只是寫Republic of China還是R.O.C.，外國人很少有人知道R.O.C.是代表什麼的。如果你申請的時候，人已經在學校的那一個國家內，像是你人已經在美國，申請美國的學校，地址可以寫到州就好。最後一個項目是email。

日期：你的聯絡資料下面空一行，再加日期。注意申請的是什麼國家的學校，日期寫法不一樣，像是02/05在美國的意思是二月五號，在英國是五月二號。最安全的寫法月份寫英文，像是 May 2。日期務必用正常的格式，像是 May 2, 2017，注意逗號加哪邊。通常美國是寫May 2, 2017，英國是寫2 May, 2017。

對方的聯絡資料：日期下面空一行，接下來寫對方的名字跟聯絡資料。如果知道對方的名字，寫名字，像是 John Smith，通常是寫處理申請的人或部門的名字，不要寫想跟的教授的名字。如果不知道主辦人的名字，可以寫program或department的名稱。通常學校網頁上會說明Motivation Letter應該送給什麼部門。

Dear XXX：接下來空一行，再寫Dear Mr XXX，這裡標點符號可以用冒號，也可以用逗號，也可以沒有標點符號。通常英國用逗號或是不加任何標點符號，美國用冒號。另外，通常英國是寫Mr沒有句點，美國是寫Mr.有句點。對方如果是女性，不確定未婚已婚，寫Ms。通常不會寫Miss，這是指對方未婚，就算真的知道對方未婚，也還是很少會稱人家為Miss，女性都稱為Ms最不會出狀況。如果不知道對方的名字，可以寫 Dear Sir or Madam 或是 To whom it may concern，通常英國用前者，美國用後者。Dear XXX這裡一定要用尊稱如 Mr/Ms，不要寫 Dear John Smith 不然會很沒有禮貌。
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主體段落：分段方式只有兩種，挑一種用。一種是不縮排，段落中間空一行。一種是縮排，則不需要加空一行。如果用縮排的方式，注意都要縮到一樣的位置，通常是四五個空格的寬度。

Yours sincerely：最後一段之後空兩行，寫Yours sincerely / Sincerely / Regards / Best wishes / Kind regards等等，注意要用比正式的結尾，不要用Warm regards / Cheers等等。Warm regards是寫信給家人朋友在用的，Cheers則是聽起來很不正式，不要跟學校裝熟。如果Dear XXX 的部份沒有加任何標點符號，結尾的部份也不加標點符號。如果Dear XXX 的地方是用逗號或冒號結尾，Yours sincerely 的部份則加逗號。

簽名：如果是寄紙本，在Yours sincerely下面簽名，簽名的空間為四個空行的空格，再加上用電腦寫的你的名字。如果是寄線上版的，簽名的部份可以跳過，或是加上電子簽名做成PDF。

長度：一般來說Motivation Letter寫一頁，最標準的寫法是四段，包含一段Introduction以及一段Conclusion。有一些學校的Motivation Letter 可以寫到兩頁。找工作用的Cover Letter則通常為一頁，250-400字。

接下來看另一個範例，看一下有什麼差別。

自己的聯絡方式往右對齊，對方的聯絡資料往左對齊。

Dear Mr Smith那一行最後沒有逗號，所以Yours sincerely的地方也沒有逗號。

有加上標題，Re: Logistics graduate scheme，這裡可以寫申請什麼職位或什麼課程。