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Motivation Letter / Cover Letter 格式如何設定

10/10/2016

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不一樣的學校申請文書的名稱不太一樣,比較常見的為 Personal Statement, Statement of Purpose, Research Proposal, Personal History Statement, and Essays。

這些文件有一些單看文件名稱不見得知道該寫什麼樣的內容,所以還是得一一查看學校的要求。可參考我的部落格文章中提供的例子。

有一些學校是要求送 Letter of Motivation 或是 Motivation Letter。這一類的文件單看文件名稱就知道排版上會跟前面提到的
 Personal Statement and Statement of Purpose等等是不一樣的。

Motivation Letter 的格式一定是「信」的格式。有一些學校會要求用什麼樣的特定格式,如果沒有限制的話,那就是比照一般的 Motivation Letter 或 Cover Letter的寫法。

這一篇文章提供範例,並說明注意事項。請同學在寫Motivation Letter的時候,一定要非常注意大小寫,標點符號,分段方式,日期的寫法,空一行還是兩行等等小問題。我目前收到的Motivation Letters之中,還沒有看過格式有寫對的,全部都格式亂調,看起來很不正式。

Motivation Letter跟citations一樣,就是有樣學樣,人家怎麼規定就照樣怎麼寫而已,雖然評審也不會為了你少加一個逗號就不給你offer,Motivation Letter的格式可以看得出一個人做事的嚴謹度。

先看一下範例 。

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文件標題:通常不需要寫出Motivation Letter字樣。

字型:用正常、好閱讀、正式的字型,像是Times New Roman, Arial, Helvetica等等。沒事不要用粗體標自己的名字,也不要畫底線或是用斜體字。會用斜體、粗體、畫底線是為了強調,Motivation Letter就是一封信,聯絡資料沒什麼好強調的,內文也不太需要強調什麼,除非是銀行還是法院寄給你的信,不然正常來說不會強調什麼,不然有一種「你不做會有後果」的感覺。

你的聯絡資料:第一個項目是你的名字以及你的聯絡方式。名字寫名加姓,中間不要加逗號,不要寫書目的寫法,也就是不要寫姓加逗號加名的寫法。接下來寫地址,注意每一行最後不要有逗號,再寫電話,如果是台灣的電話號碼,記得寫+886,區域碼跟電話號碼要分得出來,比如說:+886-2-12345678,或是(+886)2-12345678。記得寫國家,如果是台灣,寫Taiwan R.O.C.,不要只是寫Republic of China還是R.O.C.,外國人很少有人知道R.O.C.是代表什麼的。如果你申請的時候,人已經在學校的那一個國家內,像是你人已經在美國,申請美國的學校,地址可以寫到州就好。最後一個項目是email。

日期:你的聯絡資料下面空一行,再加日期。注意申請的是什麼國家的學校,日期寫法不一樣,像是02/05在美國的意思是二月五號,在英國是五月二號。最安全的寫法月份寫英文,像是 May 2。日期務必用正常的格式,像是 May 2, 2017,注意逗號加哪邊。通常美國是寫May 2, 2017,英國是寫2 May, 2017。

對方的聯絡資料:日期下面空一行,接下來寫對方的名字跟聯絡資料。如果知道對方的名字,寫名字,像是 John Smith,通常是寫處理申請的人或部門的名字,不要寫想跟的教授的名字。如果不知道主辦人的名字,可以寫program或department的名稱。通常學校網頁上會說明Motivation Letter應該送給什麼部門。

Dear XXX:接下來空一行,再寫Dear Mr XXX,這裡標點符號可以用冒號,也可以用逗號,也可以沒有標點符號。通常英國用逗號或是不加任何標點符號,美國用冒號。另外,通常英國是寫Mr沒有句點,美國是寫Mr.有句點。對方如果是女性,不確定未婚已婚,寫Ms。通常不會寫Miss,這是指對方未婚,就算真的知道對方未婚,也還是很少會稱人家為Miss,女性都稱為Ms最不會出狀況。如果不知道對方的名字,可以寫 Dear Sir or Madam 或是 To whom it may concern,通常英國用前者,美國用後者。Dear XXX這裡一定要用尊稱如 Mr/Ms,不要寫 Dear John Smith 不然會很沒有禮貌。
​​
主體段落:分段方式只有兩種,挑一種用。一種是不縮排,段落中間空一行。一種是縮排,則不需要加空一行。如果用縮排的方式,注意都要縮到一樣的位置,通常是四五個空格的寬度。

Yours sincerely:最後一段之後空兩行,寫Yours sincerely / Sincerely / Regards / Best wishes / Kind regards等等,注意要用比正式的結尾,不要用Warm regards / Cheers等等。Warm regards是寫信給家人朋友在用的,Cheers則是聽起來很不正式,不要跟學校裝熟。如果Dear XXX 的部份沒有加任何標點符號,結尾的部份也不加標點符號。如果Dear XXX 的地方是用逗號或冒號結尾,Yours sincerely 的部份則加逗號。

簽名:如果是寄紙本,在Yours sincerely下面簽名,簽名的空間為四個空行的空格,再加上用電腦寫的你的名字。如果是寄線上版的,簽名的部份可以跳過,或是加上電子簽名做成PDF。

長度:一般來說Motivation Letter寫一頁,最標準的寫法是四段,包含一段Introduction以及一段Conclusion。有一些學校的Motivation Letter 可以寫到兩頁。找工作用的Cover Letter則通常為一頁,250-400字。

接下來看另一個範例,看一下有什麼差別。

自己的聯絡方式往右對齊,對方的聯絡資料往左對齊。

Dear Mr Smith那一行最後沒有逗號,所以Yours sincerely的地方也沒有逗號。

有加上標題,Re: Logistics graduate scheme,這裡可以寫申請什麼職位或什麼課程。

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    Dr Fiona Hu

    台大外文系學士
    劍橋宗教所碩士
    劍橋宗教所博士
    ​
    2016年8月於劍橋創立 Cantab English 

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