Motivation Letter / Cover Letter 格式如何設定

不一樣的學校申請文書的名稱不太一樣，比較常見的為 Personal Statement, Statement of Purpose, Research Proposal, Personal History Statement, and Essays。

這些文件有一些單看文件名稱不見得知道該寫什麼樣的內容，所以還是得一一查看學校的要求。可參考我的部落格文章中提供的例子。

有一些學校是要求寄  Letter of Motivation 或是 Motivation Letter。歐洲有一些學校，文件名稱中有 letter 這個字，但實際詢問學校的結果是他們可能是想看到 statement 長相的文件。

要查清楚學校是要看到 statement (文章) 格式的文件，還是想看到 motivation letter  (信件) 格式的文件。

Motivation letter 的格式跟求職用的 cover letter 的寫法一樣。

這一篇文章是說明信件格式如何寫，我會提供範例，並說明注意事項。

請同學在寫 motivation letter 的時候，一定要非常注意大小寫，標點符號，分段方式，日期的寫法，空一行還是兩行等等小問題。

我收到的 motivation letters之中，還沒有看過格式有寫對的，全部都格式亂調，看起來很不正式。

Motivation letter跟 citations 一樣，就是有樣學樣，人家怎麼規定就照樣怎麼寫而已，雖然評審也不會為了你少加一個逗號就不給你 offer，motivation letter 的格式可以看得出一個人做事的嚴謹度。

先看一下範例 。
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文件標題：通常不需要寫出 Motivation Letter 字樣。

字型：用正常、好閱讀、正式的字型，像是Times New Roman, Arial, Helvetica等等。

沒事不要用粗體標自己的名字，也不要畫底線或是用斜體字。會用斜體、粗體、畫底線是為了強調，Motivation Letter就是一封信，聯絡資料沒什麼好強調的。

內文也不太需要強調什麼，除非是銀行還是法院寄給你的信，不然正常來說不會強調什麼，不然有一種「你不做會有後果」的感覺。

你的聯絡資料：第一個項目是你的名字以及你的聯絡方式。

名字寫名加姓，中間不要加逗號，不要寫書目的寫法，也就是不要寫姓加逗號加名的寫法。

接下來寫地址，注意每一行最後不要有逗號，同一個項目 (像是路名，區域名) 不要跨行。

再寫電話，如果是台灣的電話號碼，記得寫+886，區域碼跟電話號碼要分得出來，比如說：+886-2-12345678，或是(+886)2-12345678。

記得寫國家，如果是台灣，寫 Taiwan R.O.C.，不要只是寫 Republic of China 還是 R.O.C.，外國人很少有人知道R.O.C.是代表什麼的。

如果你申請的時候，人已經在學校的那一個國家內，像是你人已經在美國，申請美國的學校，地址可以寫到州就好。

最後一個項目是email。

日期：你的聯絡資料下面空一行，再加日期。

注意申請的是什麼國家的學校，日期寫法不一樣，像是 02/05 在美國的意思是二月五號，在英國是五月二號。

最安全的寫法月份寫英文，像是 May 2。日期務必用正常的格式，像是 May 2, 2017，注意逗號加哪邊。通常美國是寫 May 2, 2017，英國是寫 2 May, 2017。

對方的聯絡資料：日期下面空一行，接下來寫對方的名字跟聯絡資料。如果知道對方的名字，寫名字，像是 John Smith，通常是寫處理申請的人或部門的名字，不要寫想跟的教授的名字。

如果不知道對方的名字，可以寫 program 或 department 的名稱。通常學校網頁上會說明Motivation Letter 應該送給什麼部門。

線上上傳 motivation letter 還是需要寫對方的聯絡資料，有一些 motivation letter 會省略自己的聯絡方式，但是我會建議用標準的傳統信紙類的信件格式，只是數位化而已。

Dear XXX：接下來空一行，再寫 Dear Mr XXX，這裡標點符號可以用冒號，也可以用逗號，也可以沒有標點符號。

通常英國用逗號或是不加任何標點符號，美國用冒號。另外，通常英國是寫Mr沒有句點，美國是寫Mr.有句點。對方如果是女性，不確定未婚已婚，寫Ms。

通常不會寫Miss，這是指對方未婚，就算真的知道對方未婚，也還是很少會稱人家為Miss，女性都稱為Ms最不會出狀況。

如果不知道對方的名字，可以寫 Dear Sir or Madam 或是 To whom it may concern，通常英國用前者，美國用後者。

Dear XXX 這裡一定要用尊稱如 Mr/Ms，不要寫  Dear John Smith  不然會很沒有禮貌。
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主體段落：分段方式只有兩種，挑一種用。一種是不縮排，段落中間空一行。一種是縮排，則不需要加空一行。如果用縮排的方式，注意都要縮到一樣的位置，通常是四五個空格的寬度。

Yours sincerely：最後一段之後空兩行，寫 Yours sincerely, Sincerely, Yours faithly, Yours truly 等等。

注意要用正式的結尾，不要用 Warm regards, Best wishes, Cheers 等等，因為這些結尾是用於朋友之間，不適用用於正式的書信之中。

如果一開始是寫 Dear Mr XXX，結尾的地方用 Sincerely yours (美國) 或 Yours sincerely (英國)。

如果一開始是寫 Dear Sir/Madam，或是 Dear Admissions Committee，結尾的地方用 Yours truly (美國) 或 Yours faithfully (英國)。

簽名：如果是寄紙本，在 Yours sincerely 下面簽名，簽名的空間為四個空行的空格，再加上打字寫的你的名字。如果是寄線上版的，簽名的部份可以跳過，或是加上電子簽名做成PDF。

長度：一般來說 motivation letter 寫一頁，最標準的寫法是四段，包含一段 Introduction 以及一段 Conclusion。有一些學校的 motivation letter 可以寫到兩頁。找工作用的 cover letter則通常為一頁，250-400字。

接下來看另一個範例，看一下有什麼差別。

自己的聯絡方式往右對齊，對方的聯絡資料往左對齊。

Dear Mr Smith 那一行最後沒有逗號，所以 Yours sincerely 的地方也沒有逗號。

有加上標題，Re: Logistics graduate scheme，這裡可以寫申請什麼職位或什麼課程，也可以寫 Subject: Logistics graduate scheme。