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如何請推薦人寫推薦信

10/10/2016

4 Comments

 
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我那時申請時是把所有的資料放進透明文件夾,並且做標籤,標出:申請學校名單,英文檢定成績影本,在校成績影本,修該教授課程時的作品或是paper,writing sample,SOP,personal statement,research proposal。

Cover Letter:這算是一個感謝信,不用寫太長,大概寫你想申請幾間學校,哪幾間是你的top priority的學校,大概有什麼需要注意的,像是你要申請不同的系所,或是學校有什麼特別要求,或是你希望教授幫你特別加強什麼,並且也可以重新介紹自己的一些基本資料,像是畢業學校系所以及畢業年份,你的英文正式名稱怎麼拼,你是打算什麼時候全部申請完畢,需要什麼時間拿到推薦信,推薦信是拿hard copy還是線上交等等。可能寫一頁,重點式的講,但是語氣請一定要客氣。

申請學校名單:一般來說是申請5-20間學校。如果拼到12間以上可能就有一點太多了,但是台灣很多學校好像喜歡多投幾間看會不會上。申請學校的deadline,學校要求的托福或是GRE,GMAT成績,學校特色,未來可能的指導教授,申請的學校正式名稱,系所正式名稱,學位的正式名稱,推薦信注意事項等等資料,全部做成表格狀。大部份都用黑色,比較特別的要求,像是有一些學校會有特別的表格得填,則用瑩光筆標出來。如果申請的系所不一樣,可能需要請教授寫不一樣的推薦信時,請在表格中標得清清楚楚的。推薦信中如果有包含申請學校的正式名稱,以及系所的正式名稱,看起來會比較有誠意。你如果把事情都做好,表格很清楚,教授只需要複製貼上那些名稱即可,就可能會願意幫你印5-20份不一樣的推薦信。不過這當然要跟教授夠熟才能這樣要求,不然教授可能會覺得你在找他麻煩。

英文檢定成績影本:包含TOEFL,GMAT,IELTS,或是GRE成績。如果成績不到學校的要求,也請把你的成績,跟學校要求的成績,你認為要花多少時間會達到學校要求等等資訊也寫成statement附給教授。這些資料也應該要包含在申請學校名單之中。


在校成績影本:有一些GPA計算方式如果對你比較有利,請附上給教授參考,像是Last 60 credits,Overall GPA,Major GPA等等。

修該教授課程時的作品或paper:有一些教授可能教的學生太多,或是年代久遠,忘記你的paper寫什麼了,所以可以附上提醒一下教授,並附上成績。如果paper很長,可以附上abstract,再附上整份paper,沒有寫好的abstract的話,請自行寫一份,不然太長教授可能會覺得有一點煩。

Writing sample:Writing sample也是需要附上abstract。

SOP / Personal Statement / Research Proposal:如果有完稿的話附完稿,沒有的話至少要有一個draft給教授看。如果不同的學校有不一樣的SOP或是Research Proposal,希望教授寫推薦信時也寫不一樣的,也請把這些標明清楚,讓教授寫推薦信時知道怎麼推薦你。

CV:最好是附上英文版的CV。這樣教授幫你寫英文的推薦信時,可能需要幫你推薦一下工作經驗還是課外表現,需要用到這一類不是他的本科系的英文名稱時,他就可以很輕鬆的直接找到寫進推薦信中。

推薦信資料請盡量提早一兩個月就要給教授。不要狗急跳牆的,這星期給資料,下星期就要推薦信。這樣很沒有禮貌。也請至少要有一個draft給教授,不要一不問三不知,你自己要申請什麼系所都不知道,要做什麼研究也不知道,教授會不知道怎麼推薦你。你如果有什麼特別需要教授幫你加強的,也是可以很直接但是很客氣的跟教授說。像是在校成績不好,希望老師幫你美言幾句。或是沒有人幫你寫工作經驗,希望教授幫你加強等等,都可以直接跟教授提出來。老師如果蠻喜歡你的,通常會願意考慮你的需求。

但是台灣的教授很多好像都蠻懶得自己寫推薦信的,都會叫學生自己先打一個草稿,然後再請他簽名即可。如果是這種情型的話,自己在打草稿時,請記得,你是教授,語氣要像教授,而且在誇獎自己的時候,不需要太謙虛,不然會看得出來是你自己寫的。但是也不要把自己寫得前無古人,後無來者,這樣子教授看了可能會簽名簽不下去。再來,記得你的身份是教授,所以用第一人稱寫,在描寫你的時候,請第一次寫全名,第二次之後可以寫Mr./Ms XX,或是比較親近一點的話只寫first name。不要每一次都連名帶姓的叫,聽起來很生硬。



4 Comments
Joe
30/6/2017 03:20:50 pm

Hello Fiona,

請問,請求多年前指導過的西方教授轉寫推薦信,請求信的最後提議,如果他願意,我會寫一份草稿,附上CV、SOP、照片供其參考,這樣會失禮嗎?

您在本文提到最好能提供草稿,而另一文提到「同學自己寫推薦信再找教授簽名⋯⋯(歐美的教授)聽到了大概會氣死」。讓我有點猶豫了。

謝謝您

Reply
Fiona
30/6/2017 05:20:36 pm

Hello,

通常西方教授會自己寫推薦信。如果在信中先提到你會幫他寫,有可能對方會覺得很怪異。

華人教授則要看狀況。有一些會希望學生先擬好草稿,有一些則會自己寫。

Reply
Joe
30/6/2017 07:36:01 pm

Hello Fiona,
你說的是。當年赴美兩個月,兩位教授各指導一個月,一位有聯絡去年寫的時候要我起稿,另一位很久沒聯絡,若我改提一點事件,並說願意提供進一步表現的細節,會不會比較禮貌、不突兀?謝謝

Joe
30/6/2017 07:51:51 pm

Hello Fiona,
我誤會你的意思了,你文中的「draft」是指CV, SOP, 申請目標的資料要有基本架構和內容的意思,但不是推薦信的draft。這樣我懂了。謝謝你啊。


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    Dr Fiona Hu

    台大外文系學士
    劍橋宗教所碩士
    劍橋宗教所博士
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    2016年8月於劍橋創立 Cantab English

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