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Fiona的留學Q&A:SOP排版格式如何設定?

17/12/2016

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Fiona 的留學 Q&A

歡迎同學來信詢問留學相關問題。我會盡力回答,並把我的回應分享在部落格以及臉書上,提供其它台灣學子做參考。

​Question:

附件是SOP 的PDF檔,想請你看排版。

1. 文字左右需要對齊嗎?
2. 每段第一句話是否需要空4格?
3. 需要將重點標示粗體嗎?

Fiona's answer:

1. 可以對齊,也可以不對齊。我個人喜歡對齊。

SOP排版注意事項請參考以下連結:

英文文章的格式一定要注意,華人學生常常覺得多一個空格少一個空格,還是大小寫沒有差別,西方人,尤其是比較嚴謹的教授會很在乎,寫錯他們一眼就看出來了,甚至這些小問題還會從文章中跳出來,除非你有非常優秀的研究或工作背景,不然不要冒這個險。評審可能會覺得你做事隨便,由此可見研究也很不細心。

www.cantabenglish.com/370963385326684/sopediting
 
2. 段落的分法,以上連結中有提到:

分段方式有兩種,一種是不縮排,空一行,第二種是縮排,不用空一行。縮排方式為按一個tab,大約為五個英文字母的長度,不要用中式文章在用的兩個字的長度。
 
3. 通常學術文章除非是大標題,不會標重點。重點就是各段主題句。

可參考我寫的「如何寫主題句」文章:

www.cantabenglish.com/370963385326684/-topic-sentence

以及「SOP寫作注意事項」文章:


www.cantabenglish.com/370963385326684/what_to_watch_out_for_sop

以下複製文章中說明為什麼SOP要有主題句的部份:

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​同學花了幾天甚至幾星期寫一份SOP,反覆思考要怎麼寫SOP,寫完了又反覆修改。
嘔心瀝血的大作,你可能以為評審應該戰戰競競的拜讀。事實上完全不是這樣。
 
當然有一些評審非常的敬職,會非常詳細的看每一位申請者的每一份文件,決定accept 或reject都會深思熟慮。但是我有聽過非常多教授把審文件當苦差事,隨便看文件。
 
有一位教授說他倫敦飛紐約的飛機上可以看完一百多份文件。飛越大西洋大概七八個小時,扣掉上機、下機、吃飯、雜事只有五六個小時,他能看完一百多份文件。六小時 = 360分鐘,算100份文件,一份3.6分鐘。
 
另外一位教授說他審文件通常花三天。假設一天工作八小時,三天24小時,審一百份。24小時 = 1440分鐘,算100份文件,一份14.4分鐘。如果審的不只一百份文件,一份不到14.4分鐘。
 
第二位教授算是敬職的,但一份平均也只看14.4分鐘。可能寫得爛的一分鐘就丟掉,比較好的會花多一點時間看。
 
還有一位教授抱怨說SOP都寫差不多,從小就喜歡XXX,高中做什麼,大學修了什麼課成績都是A,未來想做的職業也都一樣,大家都寫超有興趣。把明顯的很爛的砍掉還是剩下一百多份,都不知道怎麼決定。
 
評審會怎麼看SOP?趕時間的話,可能會看第一段,每一段的主題句,再看最後一段。有興趣的話再細看有興趣的段落。
 
第一段如果寫一個莫名奇妙的電影情節,或是偉人名言,跟申請沒有關係,只是想表達你看過某部電影很有心得,或是你有讀過書知道偉人這句名言,評審不見得吃這一套,覺得你在浪費他的時間。
 
接下來主體段落評審如果只看主題句,但是主題句都沒有內容,要不然就是CV上的經驗重列一次,要不然就是講一些再廣不過的道理,像是「我在XX公司上班學到很多」,那評審就很難對這一段有興趣。你的強項的細節寫在那一段的後面一點,不好意思,評審沒注意到,因為他趕著看剩下來的文件。
 
最後一段通常是寫為什麼你要申請這間學校。九成左右的申請者都寫一樣的內容,一看就知道沒有針對學校寫。師資優良,如果有幸成為你們研究團隊的一份子,我會非常努力,研究資源豐富,課程設計優良等等。評審可能快速掃過這一段,大部份申請者都用同樣幾個字講同樣的話,一秒就知道你有沒有做功課,沒做功課就跳過,看下一份文件。

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    Dr Fiona Hu

    台大外文系學士
    劍橋宗教所碩士
    劍橋宗教所博士
    ​
    2016年8月於劍橋創立 Cantab English

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