代擬推薦信注意事項

看完這篇文章，不太確定你代擬的推薦信推薦到什麼強度，是否真的能幫你的申請加分，可將文件寄給我評估，editing@cantabenglish.com。

如果教授英文不錯，並且會幫你修改，推薦信文件狀況不錯，可視情況幫你打折。

推薦信模版，同學可下載使用。

內文有一些地方我重覆句子，是為了讓同學知道一段大概應該多長，全篇推薦信應該多長，以及整體排版長什麼樣子。

Contact details

寫出雙方資料。

先寫推薦人的，再寫日期，再寫收件人的。

推薦人的資料通常包含推薦人姓名、地址、電話、email。

要寫正式的聯絡資料，像是地址要寫公司或學校的地址，不要寫住家的地址。電話要寫辦公室的電話，email要寫公司或學校的email。

收件人的資料通常寫對方姓名，以及program、系所、學校名稱。如果不確定對方的姓名，可以寫審文件的單位，如Admissions Committee。

注意如果是申請「物理所」，master's 或 PhD program這一類的字眼要出現，不要只是寫 physics。Physics是「物理」的意思，這是一個領域名稱，不是program或department的名稱。

如果信紙上已經有推薦人的公司或學校系所名稱、地址等等聯絡資料，可以不用重覆同樣的資料。

也有一種寫法是只寫收件人資料，推薦人資料是寫於信的最下方 (看這一篇文章 Signature的部份的說明)。

Salutation

如果確定對方的名字，寫 Dear Mr/Ms [first name] [last name]。

如果寫某一個人的名字，這個人通常是學校審文件單位的負責人。不要寫希望跟的指導教授的名字，因為這封信不是寫給想跟的指導教授的。

如果不確定對方的名字，可以寫  Dear Admissions Committee 或是  To whom it may concern。通常推薦信會寫統稱如 Dear Admissions Committee，比較少見會寫單獨一個人的名字的。

Introduction

第一段說明推薦人是誰，什麼公司或學校的什麼職位，推薦人如何認識被推薦人，認識多久，有什麼樣的合作關係等等。

第一段最後面通常會寫一兩句話做一個為什麼推薦人要推薦這位申請者的總介紹。

推薦人跟被推薦人的所有合作的關係，第一段一次交待清楚。

像是如果推薦人是被推薦人的碩論指導教授，兩門課程的授課老師，也在這位教授開設的三門課程中擔任教學助理，要在第一段一次交待完三個合作關係。不要第一段只寫是指導教授，第二段之後再冒出其實還有別的合作關係。

推薦人的背景介紹主要是寫他是什麼公司/機構/學校的什麼職位，說明這個的用意是讓讀者了解推薦人跟被推薦人的關係。

推薦人跟你無關的資訊可以不用加入，像是推薦人如果是教授，同時在外面的機構任職，外面的機構如果跟你沒有任何關係，不需要提。

如果推薦人同時是公司中的兩個部門/單位的主管，如果兩個職位都跟你的工作經驗有關，兩個都寫出來。如果只有其中一個有關，只寫有關的那一個。

如果推薦人是大學某實驗室的老闆，也同時是助理教授/副教授/教授，兩個職位跟你都有關係，兩個職位都寫出來。

推薦人如果是碩士或博士的指導教授，系所職位要交待清楚。有一些「研究所」字面上是 Institute of XXX，西方讀者不見得看得出來這個  institute 是指研究所，因為這個字可以是任何「機構」，可以是政府部門，慈善機構，NGO等等，要寫明這是XX研究所。

Lab同理，字面上只是「實驗室」的意思，研究機構，大學，公司都有可能會有實驗室，不見得是代表「研究所」的意思。

推薦人的學歷、不相關的官位/職位，通常不需要提。推薦人如果提到自己的學歷，或是說明自己有留學X國的經驗，通常是推薦人是你申請的學校的校友，想要拉一點關係，或是想要說明一下「我推薦某某某留學，因為我自己也留學過，覺得XXX」。推薦人通常不會亮出自己的學歷，不然看起來像是推薦人在跟評審炫耀學歷。

推薦人如果是前系主任/所長，前XX部長/首長等官位，或現任的某官位/職位，跟申請人的申請無關的頭銜都不需要寫出來。

如果申請者有碩士學位，或是推薦人是「碩論指導教授」，「碩士」不要寫graduate，因為 graduate是指「研究所」，研究所包含碩士、博士、還包含很多其它等級的學位，不是等於「碩士」。

第一段可以對申請者做一個綜合評比，通常是跟申請者的同儕做比較。愈具體愈好，有數據寫數據，像是「某某同學是我任教二十年來指導過的碩士生之中研究表現最佳的三位學生之一」，或是「某某同學是我開的某課程之中課堂表現最優秀的學生前百分之十」。這一句顯示出整篇推薦信的推薦強度。

我文章後面有說明什麼是推薦強度，不是「講好聽話」就表示推薦強度很強。
 
Main Body

接下來的三到五段為主體段落。主體段落一段推薦一個能力或經驗，可以是學術能力、專業能力、人格特質，也可以說明推薦人跟申請者一起合作過的計畫、申請者某課中的發現、公司某個計畫中的工作表現。一段推薦一個重點，每一個重點都用例子證明。

通常教授的推薦信主推學術能力，修課表現。公司主管的推薦人主推專業能力，工作表現。

推薦信要以專業、學術能力為主，放在主體段落的前面幾段，再輔以soft skills、人格特質等等。不要主推人格特質，soft skills，不然讀者可能以為申請者沒有什麼專業能力可言，只好講別的。

注意推薦信是從推薦人的角度來寫，提到的每一件事都要是推薦人有親身經歷的。有一些經驗推薦人沒有親眼目睹，像是你是台灣某大學的學生，到美國當交換學生一學年，希望推薦人幫你提一下你在交換的時候的課業表現。如果推薦信中只是提一下「某某某有去美國 XX大學當交換學生一年，拿到86分的成績」。「提一下」其實對你的申請沒有什麼幫助。

評審首先覺得，推薦人人在台灣，怎麼知道你在美國的表現？大概就是看著成績單、CV照抄。

如果推薦信寫得出細節，又更奇怪了，這些課程又不是這位推薦人教的，他怎麼知道，一定是你叫他這樣寫的。

推薦信跟SOP寫作一樣，要具體、深入，而且要是基於推薦人跟你合作的經驗，不要樣樣都提一下，沒有一個深入，也交待不出來推薦人怎麼會知道這麼多事情。CV、成績單一排全部抄進來重講一次給評審聽的推薦信沒有什麼效果。

Conclusion

最後一段是結論，把以上主體段落中提到的推薦重點項目再重講一次。最後一段不要介紹新的概念，不要推薦新的項目。

Signature and title

最後通常會加上 Yours sincerely　這一類的客氣結尾。下一行是推薦人簽名的地方。

如果一開始是寫 Dear Mr XXX，結尾的地方要用 Sincerely yours (美國) 或 Yours sincerely (英國)。

如果一開始是寫 Dear Sir/Madam，或是 Dear Admissions Committee，結尾的地方用 Yours truly (美國) 或 Yours faithfully (英國)。

各種結尾 sign-off 會顯示出各種程度的關係遠近，熟或不熟，正式或非正式的場合，蠻講究的。

有興趣的同學參考一下：
https://www.entrepreneur.com/article/180872

再下一行是 Sender’s name，用打字的方式寫出推薦全名，寫法是名加姓，中間不要加逗號。

不要寫 Chang, Da-Chong，一定要寫 Da-Chong Chang 這樣的格式。

名字一定要寫對 ↑ 

再講一次。

不。要。寫。Chang, Da-Chong 這樣的寫法。不然看起來像是推薦人連名字都會寫錯格式。

推薦人資料有三種寫法。第一種是寫於信的最上方 (參考這一篇文章 Contact details的說明)，第二種是寫於 Signature下面。

第三種寫法是推薦人資料包含名字、職位、系所或部門、公司或學校名稱寫於最上方，Signature之後重覆推薦人職位。

日期可以寫於信的上方，或是下方，兩個地方挑一個地方寫。

參考範例看推薦人資料、收件人資料、抬頭、屬名、日期等等各是寫在什麼位置。

推薦人選

「推薦人A是某授課教授，我修過他的三門課程，但是推薦人B是系主任，我只有修過一門他的課，他可能不記得我了，因為我們班上一百多人，我應該找誰寫推薦信？」

「推薦人A是我的主管，我們合作三年了，真的很熟，但是推薦人B是公司的總經理，我跟總經理見過幾次面，不過他說他願意幫我寫推薦信，我應該找哪一位？」

推薦人要找跟你最熟，最有料可以寫的人。不要找官位、職位最大，卻講不出一個所以然，只能寫罐頭推薦信的人。

我們可能會覺得找系主任，總經理寫推薦信，好像推薦人官位比較大，推薦信會比較強。但是有一些國家，有一些系所的教授不是很在乎這一類的頭銜，甚至我知道有一些學校的研究所所長都沒有教授願意當，大家推來推去，不見得是被當做是很光榮的事。

另外，在台灣很著名的公司或學校，可能西方評審不見得聽過。台灣知名公司的CEO我們可能聽過，其它台灣人知道你的推薦信是這樣的來頭的人寫的，會肅然起敬。西方評審卻不見得感受得到威力。需要考量一下你的推薦人是否是世界知名的學者、業界人士，不要單憑他在國內的名聲決定推薦信要不要找他寫。

像是我在劍橋唸博士的時候，無論是唸人文或是理工的西方朋友，很少有人聽過「台灣大學」，只知道是「亞洲某大學」。

我問過幾位唸 engineering, computer science 的西方朋友有沒有聽過「台大電機」，除非他們剛好有遇過台大電機的校友或是跟台大有合作過，不然幾乎都沒有人有聽過。以上取材樣本數不是很大，不過我覺得西方人真的對亞洲區的學校、機構、公司所知甚少。

結論就是，找可以寫得最深入、最具體的推薦人寫。

推薦信強度

推薦信的推薦力道分很多層級。很少有推薦信會說不好的話的，推薦人如果實在不想推薦申請者，通常會直接說他不想寫，不會寫了又故意寫很差的。

推薦人如果覺得申請者不怎麼樣，還是可以寫一篇通篇都是好話的推薦信，但整體看完推薦人不推薦的意思很清楚。

推薦人如果寫罐頭信，意思就是「這個申請者不怎麼樣，我懶得花時間寫，找了罐頭信打發他」。

推薦信的五個強度：

最高強度是「這位申請者非常非常優秀，是屬於所有的學校都在搶的人才。」

第二強度是「非常優秀，非常值得考慮發offer。」

第三強度是「整體上蠻優秀的，有幾個缺點需要考慮。」

第四強度是「尚可考慮，你們真的沒有別人可以考慮，可以考慮這位申請者。」

第五強度是「實在不太需要考慮。」

我看過的申請者代擬的推薦信草稿，六七成左右是在第五、第四的強度，兩成左右會到第三強度，非常少數推薦信會到第二強度。

我會詢問申請者，我看到的推薦信強度、語氣是這樣，這是你希望表達出來的意思嗎？

很多時候申請者沒有發覺到推薦出來的力道那麼弱，以為推薦信都是「講好話」，就表示「強烈推薦」，殊不知罐頭推薦信本來就用這些字眼，完全不是表達強烈推薦的意思，反而還可能是表達不怎麼推薦的意思。

罐頭推薦信都是屬於第四第五強度。如果只是寫「申請者勤奮好學，上課會問問題，作業都有交，跟同學相處愉快」，都是很籠統的罐頭推薦信句子，評審一看就知道申請者表現普通。就算推薦人不是故意這麼不幫忙，只要用的是罐頭推薦信句子，沒有給具體的例子，寫出來的推薦信強度就是這麼低。

唯一的例外是有一些學校會要求特定職位的人寫推薦信，像是系主任等等，這些職位的人不見得有跟申請者有什麼直接的接觸，所以寫不太出什麼具體例子。整篇推薦信看起來蠻制式的，描述整體表現，大概就是根據CV、成績單來寫。但是學校就是要求這個職位的人來寫推薦信，實在就是寫不出什麼細節。這類的推薦信，學校要求推薦信要提到哪些事項，就照規定來就好，難以加細節加強度。

我了解申請者想表達出什麼樣的力道之後，在做修改的時候可以幫你調整語氣，修改用字，提供建議請你加細節證明，在不欺騙評審的範圍之內讓你的推薦信為你的申請加分。

推薦信需要多強，跟申請的學校的等級有直接的關係。如果申請的學校非常難申請，錄取率是1%，會申請者的人沒有兩三把刷子不會申請，推薦信送一份「被推薦人是我教過的學生之中top 10%」的學生，評審就會評斷一下「這樣等級的推薦人門下的學生中的 top 10%」是否符合他們的標準。

推薦信都會找最願意幫你說好話的人來寫，如果最能講好話的人講出來的好話也不怎麼「好」，評審就知道申請者並不如何優秀。

推薦信很多時候看的不是「說了什麼」，而是「沒說什麼」。沒說「這是我教過的學生中的top 10%之一」，意思就是「這不是我教過的學生中的top 10%之一」。
  
推薦信要推薦到什麼樣的力道，可以從語氣上看得出來，最直接的方法就是跟同儕比較。

比如推薦信寫「申請者是我擔任教授二十年以來教過最優秀的五位學生之一」，「申請者是我某年開的某個課程中的五十位學生之中，成績最高的三位學生之一」，「申請者的研究發表於XXX期刊 (國際著名期刊)，由此可證明申請者的研究潛力」，評審馬上就了解申請者的程度到哪裡。

一種比較方式是「跟同年或同班級比較」。另一種是「跟指導過、教過、合作過的類似背景的人比較」。後者包含的不只是你那一屆那一班，而是推薦人接觸過的人的比較。

參考我寫的另一篇文章，我用劍橋推薦信表格為例做說明。

推薦信要加強力道的另一個方式是加上具體的證明。比如推薦信說申請者有很強的領導能力，不能只說「某某某很有領導能力」就沒了，要寫出是什麼樣的狀況，申請者做了什麼，處理了什麼問題，因此可以證明申請者有領導能力。

能力不是列愈多愈好。看過推薦信第一段列了四五個優點，第二段再列四五個優點，第三段再列四五個優點，結論又加四五個優點。優點二十多個，以為這樣寫就表示被推薦人無敵優秀。結果完全不是這樣，反而表現出來的意思是：推薦人沒話可說，覺得被推薦人乏善可陳，只好罐頭優點加一堆，打發掉他。

推薦信長度

推薦信標準長度為一頁，四五百字。低於四百字有一些偏短，很少有推薦信很短會推薦得有力的。

跟你比較熟的推薦人，如公司的直屬主管，指導教授，推薦信會寫600-900字。

但是推薦信通常不會超過1000字。

​推薦信通常最少要寫四百字，因為推薦信第一段得交待你們的合作關係，最後一段是標準的客氣話，這兩段就佔用了一兩百字。

主體段落才是推薦的重點，主體段落只寫兩百字很難寫得具體，不具體就很難為你的申請加分。

除非你的推薦人無敵出名，報上名字評審會頭皮發麻，他可以很豪邁的說：「我是XXX。這是我的學生。他是我教過的學生中top 5之一，請你們給他offer。Yours sincerely,  XXX」。這樣的推薦信只需要幾個字就可以推薦得很好。

但是大部份推薦人沒辦法這麼豪邁，很有誠意要推薦你，還是得加很多具體的細節。

推薦信不要過度傾賴推薦人的威望，以為某某某願意寫推薦信就表示你有品質保證，就不用管推薦信內容。有些申請者會想：「我的推薦人是國內某知名大學的教授，在國內這個領域是公認的非常具有威望的學者」。

有些國內的教授的確國際知名，西方學校的評審看到推薦人名字馬上知道你的推薦人有多強。

但是有些時候國內著名的教授不見得國際知名，或者同等級的學者全世界可能數百人數千人。尤其是申請名校，評審收到數百數千封類似等級的推薦人寫的推薦信。推薦信內容非常重要，不要覺得「報出強者推薦人名字」了，評審就應該發offer。

強者推薦人寫出來的推薦信如果是罐頭信，評審會覺得推薦人很沒有誠意推薦，可見得被推薦人表現普通。這封推薦信只算是「有交打勾」的程度。

推薦人如何稱呼申請者，推薦信的語氣是什麼，推薦信的用字，也可以看得出推薦人推薦得有多用力。

比如說申請博班，推薦人如果稱呼你的語氣是「被推薦人是一位學者」，評審就知道你研究做得很好，推薦人把你視為相同地位的學者。

如果語氣是「被推薦人是我的學生」，評審就知道被推薦人很多地方沒辦法獨力作業，還算不上學者。

​不過這也跟國情有關，像是英國的教授普遍上比較把碩士生以上的學生當學者，美國的教授普遍上比較把學生當學生看待。

推薦信範本

第一篇推薦信是中度，甚至是中低度推薦，大概是第四強度，最高只能到第三強度。

https://www.strath.ac.uk/careers/uni_staff/writingacademicreferences/exampleofacademicreference/

申請者成績為2-1，以英國的成績來說算是中間程度。推薦信只有一頁，有一些偏短，評審看得出來推薦人寫不出什麼內容，只能寫標準一頁版推薦信。

只有寫蠻一般的內容，像是上課會發言，作業準時交，會擔任team leader，但是每一項只講一句就沒有下文，沒有具體例子，沒有細節，看起來像是講不下去只好換下一個項目。

這一篇是蠻制式的推薦信，等級大概就是「表現中等，可以推薦，但寫不出什麼特別的內容，只能用制式推薦信格式來寫」。這一類的推薦信就是屬於「有交推薦信打勾」的程度。

第二篇推薦信推薦得蠻強的，屬於第二甚至是最高強度。

http://gsi.berkeley.edu/media/sample-recommendation-letter.pdf

有直接寫出申請者列在推薦人過去五年以來教過的學生中的前2%之內，提供的例子也相對的比第一篇推薦信紮實許多。

整體長度第二篇比第一篇長很多，看得出推薦人覺得申請者蠻優秀的，所以可以講的細節比較多。

第三套推薦信，PDF文件最後面有兩篇推薦信。

https://www.mrc-cbu.cam.ac.uk/documents/equality/HHMI_WriteReference.pdf

這一篇文章是在說明申請者背景差不多，兩篇推薦信都是寫得很漂亮的推薦信，但是推薦出來的強度可能差很多，因為評審可以從字裡行間閱讀出推薦人對申請者的觀感。

第四套推薦信，連結會連到一個PDF，提供推薦信三種強度版本比較。

ucalgary.ca/live-uc-ucalgary-site/sites/default/files/teams/9/final-reference-guide.pdf

每一段講類似的內容，但有三種不一樣的寫法，分為weak, better, best三種強度。跟我說的「推薦信強度」的觀念是一樣的。

以下連結可以找到更多推薦信範例。

有一些是申請研究所用的，有一些是找工作用的，各式各樣的領域、產業都有。可以參考推薦信的格式、語氣、用字、具體提供例子的方式、推薦的強度。

​參考使用就好，注意千萬不要直接照抄。

http://blog.prepscholar.com/9-letter-of-recommendation-samples

http://www.eurogates.nl/en_reference_letter_example/

https://www.e-education.psu.edu/writingrecommendationlettersonline/node/154
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推薦信如果是印在學校或公司的信紙上，或是要加上學校、公司的徵章，可參考以下幾份推薦的格式。

參考格式就好，有一些內容太過簡略，不是很好的推薦信。

Sample One
Sample Two
Sample Three
Sample Four
Sample Five
Sample Six
Sample Seven
Sample Eight
Sample Nine
Sample Ten
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